Proses manajemen terbagi menjadi empat yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (leading), dan pengendalian (controlling). Hotel Radisson Blu Bali Uluwatu memiliki manajemen yang baik sehingga perlu saya paparkan mengenai manajemen yang diterapkan secara riel terutama manajemen engineering yang saya lihat dan lakukan didampingi oleh pebimbing PKL sebagai berikut :
1. Perencanaan (planning)
Departemen engineering dan maintenance adalah departemen dalam suatu organisasi hotel yang bertanggung jawab terhadap perawatan, perbaikan, pengawasan ,pengontrolan, pengeluaran (cost), pengontrolan penggunaan energi(saving energi) baik itu listrik, air, bahan bakar ataupun gas dengan seefisien mungkin tanpa mengurangi kenyamanan, keselamatan,keindahan dan dapat dipertanggung jawabkan serta bisa dilaksanakan secara konsisten. Dalam manajemen operasional engineering bertujuan untuk memberikan suatu panduan menjalankan bagian engineering maintenance dari suatu gedung komersil, dimana hal-hal yang sering dilakukan di lapangan tempat PKL saya adalah sebagai berikut :
a. Setiap hari bagian administrasi engineering memeriksa jadwal perawatan berkala dan menyusun rencana kerja setiap bulan beserta material dan peralatan yang diperlukan. Disamping hal tersebut diatas, bagian administrasi engineering juga bertugas untuk memonitor / memeriksa daftar Surat Perintah Kerja yang telah dikeluarkan dan memberi tanda atas pekerjaan-pekerjaan yang belum diselesaikan. Bagian administrasi engineering juga mempersiapkan check-list untuk perawatan mesin-mesin dalam bentuk formulir, sehingga setelah selesai dilaksanakan, teknisi / supervisor dapat menulis pada tempat yang disediakan hal-hal yang memerlukan penanganan dengan segera (bila ada kelainan-kelainan) dan diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa dan disimpan di Maintenance File mesin. Selain itu manajemen engineering juga mengeluarkan jadwal pemeliharaan alat seperti pada gambar dibawah ini :
Jadwal Pemeliharaan Genset
b. Pihak manajemen mengeluarkan S.O.P. untuk dipergunakan sebagai petunjuk pelaksanaan mutu pekerjaan seperti untuk SOP untuk plant rooms, SOP untuk peralatan-peralatan utama, SOP mematikan dan menjalankan peralatan.
c. Bench Marking merupakan data operasional agar didata dan dievaluasi setiap tahun untuk dijadikan bahan acuan atau bench marking seperti: Pemakaian energi listrik (KwH) per meter persegi per bulan atau per tahun, Beban listrik (dalam volt-ampere) per meter persegi, Pemakaian energi air per meter persegi per bulan, Pemakaian energi listrik untuk peralatan-peralatan utama seperti chiller, lampu, pompa dan lift, Maintenance Cost untuk peralatan-peralatan utama seperti chiller, lift, pompa-pompa, dll, serta waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekrjaan sperti mengganti lampu yang rusak, ganti oli genset, ganti seal pompa, service ac dll.
2. Pengorganisasian (organizing)
Untuk mencapai tujuan bersama dalam perusahaan, struktur organisasi memiliki peranan yang sangat penting demi menjaga kelangsungan operasional pada perusahaan. Pihak manajemen membuat struktur organisasi sesuai dengan keadaan/kondisi perusahaan. Besar kecilnya organisasi pada setiap hotel berbeda-beda, hal ini dipengaruhi oleh besar kecilnya operasional pada masing-masing hotel tersebut. Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktifitas dan fungsi dibatasi. Struktur Organisasi dapat terlihat jelas pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta siapa saja yang menjadi bawahannya. Adapun struktur organisasi di Radisson Blu Bali Uluwatu ini adalah seperti di bawah ini :
Struktur Organisasi Engineering Radisso Bali Uluwatu
3. Pengarahan (leading)
a. Setiap penugasan kepada teknisi (service & repair) diinstruksikan secara tertulis dengan memakai formulir Surat Perintah Kerja / Work Order agar teknisi betul-betul mengerti tugas yang akan dikerjakan dan kemudian dapat disimpan di Maintenance Fille dari peralatan yang bersangkutan sehingga data-data operasi dari setiap mesin tidak hilang dan dapat dilihat setiap saat untuk dievaluasi bila terjadi kerusakan.
b. Setiap tahun disusun jadwal pelatihan untuk semua tingkatan dari mulai level bawah sampai pimpinan. Materi latihan meliputi antara lain : Preventive Maintenance, Kepemimpinan, Safety, Peningkatan pengetahuan: Air Conditioning, sistem listrik, sistem mekanikal, dan bahasa inggris
c. Setiap bulan dikeluarkan laporan bulanan yang berisi antara lain : Total pemakaian energi listrik untuk tenant dan building facilities (common area), Total pemakaian energi air untuk tenant dan building facilities, Laporan kejadian-kejadian (bila ada) seperti : Blackout PLN, Machinery Breakdown, Kegiatan pekerjaan perawatan dan perbaikan, Rencana kerja pada bulan berikutnya, Pekerjaan yang tertunda dari rencana kerja bulan sebelumnya.
4. Pengendalian (controlling)
a. Setiap hari semua peralatan-peralatan utama dimonitor dengan memeriksa dan mencatat data operasi pada formulir yang telah disediakan oleh pihak hotel dan melaporkan dengan segera secara tertulis dalam Form “Laporan Kerusakan atau “Damage Report Form”.
b. Satu kali dalam sebulan melakukan inspeksi bersama ke lapangan untuk memonitor keadaan yang sebenarnya dan mencatat hal-hal yang perlu diperbaiki atau ditindaklanjuti. Maka daripada itu tiap satu kali dalam sebulan menyelenggarakan rapat koordinasi untuk membahas status pekerjaan-pekerjaan yang belum selesai maupun pekerjaan-pekerjaan baru